Efektywny controlling projektów:
#01
Bieżąca widoczność finansów projektów
System zapewnia pełną kontrolę nad budżetem każdej pozycji projektowej. Użytkownik ma dostęp do informacji o budżecie, poniesionych kosztach i kwotach zarezerwowanych przez złożone zapotrzebowania. Pozostałe środki są wyliczane w czasie rzeczywistym.
#02
Automatyczne blokowanie środków
Zapotrzebowania złożone przez uprawnionych użytkowników automatycznie rezerwują środki, nawet jeśli faktura jeszcze nie wpłynęła, zapobiegając podwójnemu wydawaniu tych samych funduszy.
#03
Szczegółowe raportowanie i transparentność
System umożliwia śledzenie wszystkich kosztów poniesionych w projekcie, z odniesieniem do konkretnych faktur, podpisanych umów i protokołów odbioru. Dzięki temu Instytut wie, z czego wynikają zadeklarowane koszty i ma natychmiastową specyfikację.
#04
Uporządkowanie dokumentacji
Wszystkie załączniki i dokumenty projektowe (np. protokoły wyboru dostawcy) są gromadzone w jednym miejscu, co znacząco ułatwia zarządzanie i dostęp, porządkując pracę związaną z dokumentacją projektową.
#05
Zgodność z Prawem Zamówień Publicznych (PZP)
System wspiera porządkowanie procedur zakupowych, archiwizację wszystkich załączników oraz automatyczne generowanie podpisanych plików zapotrzebowań. Pomaga to w przestrzeganiu wymogów formalnych związanych z PZP, w tym w odpowiednim reagowaniu na przekroczenie progów zakupowych i konieczność ogłaszania przetargów.
Usprawnione rozliczanie grantów:
#06
Precyzyjne kategoryzowanie kosztów
System ułatwia prawidłowe opisywanie kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych, zapewniając zgodność z pozycjami budżetowymi przedstawionymi we wniosku o grant.
#07
Specyfikacja kosztów „na żądanie”
Możliwość natychmiastowego pokazania grantodawcy poniesionych kosztów w projekcie wraz ze szczegółową specyfikacją, załącznikami i dekretacją, była ogromną wartością dodaną, której Instytut wcześniej nie miał. Ułatwia to rozliczanie grantów proporcjonalnie do poniesionych kosztów i ich zaawansowania.
Łatwy dostęp do danych i dokumentacji upraszcza procesy audytowe i zapewnia zgodność z regulacjami, co jest kluczowe w kontekście rozliczania funduszy zewnętrznych.
Integracja i automatyzacja:
#09
Obieg dokumentów jako rdzeń
Cała praca użytkowników – od zgłaszania zapotrzebowań w ramach projektu, poprzez ich akceptację, aż po rozliczanie kosztów – opiera się na zintegrowanym obiegu dokumentów. Proces ten blokuje środki już na etapie zapotrzebowania.
#10
Płynny przepływ informacji
Dane z modułów HR i finansowych automatycznie zasilają moduł projektów, eliminując ręczne wprowadzanie danych i minimalizując błędy.
#11
Zarządzanie wynagrodzeniami naukowców
System efektywnie rozlicza wynagrodzenia pracowników naukowych, którzy są zatrudnieni na ułamkowych etatach w wielu projektach i grantach, prawidłowo obciążając koszty odpowiednich projektów. Jest to duże ułatwienie, które nie jest oczywiste w standardowych systemach kadrowo-płacowych.
