Do sprawnego zarządzania dokumentami oraz prawidłowego przepływu informacji w firmie
Elektroniczny obieg dokumentów jest narzędziem do sprawnego zarządzania dokumentami oraz prawidłowego przepływu informacji w firmie. Moduł ten zarządza zarówno dokumentami wewnętrznymi jak i dokumentami napływającymi z zewnątrz oraz zapewnia dostęp do informacji historycznych (archiwizacja danych) jak i w czasie rzeczywistym. Dzięki temu modułowi przedsiębiorstwo jest w stanie do minimum ograniczyć papierowe wersje dokumentów.
Samodzielne definiowanie procesów przepływu dokumentów
Definiowanie wymagań, które musi spełnić dokument aby przejść do kolejnego poziomu
Możliwość odwzorowania dowolnego procesu przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie
Definiowanie ścieżki przepływu w zależności od cechy dokumentu np. dla faktur zakupu wartość faktury – faktury o wartościach większych niż zadeklarowana trafiają do odpowiednich osób, dokumenty odbioru, np. kontrakt do danego opiekuna PM kontraktu, cechę tę można dowolnie określić
Przypisywanie użytkowników do stanowisk
Zarządzanie widocznością danych w dokumentach dla poszczególnych grup użytkowników
Zarządzanie możliwością edycji danych w obiegu danego dokumentu
Zarządzanie dostępem do poszczególnych obiegów
Zarządzanie możliwością przejęcia dokumentu od innej osoby
Zdefiniowanie informacji koniecznych do uzupełnienia na danym etapie przepływu
Ustawianie limitu czasu na akceptację dokumentu na danym poziomie
Definiowanie zastępstw – konfiguracja GAS zarządza przechodzeniem dokumentów do użytkowników, którzy są zdefiniowani jako zastępcy, np. kiedy pracownik idzie na urlop jego dokumenty przechodzą na innego użytkownika, po powrocie z powrotem wracają do niego. GAS uruchamia proces po północy, który zarządza przejściem tych dokumentów
Podgląd listy wszystkich dokumentów użytkownika czekających na akceptację
Pełen wgląd do historii akceptacji dokumentów
Możliwość precyzyjnego odtworzenia każdego etapu przepływu dokumentu w obiegu wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi np. przyczyn odrzucenia lub cofnięcia
Możliwość filtrowania i sortowania dokumentów wg zadanych kryteriów
Możliwość dołączania do obiegu załączników w dowolnym formacie
Wgląd do historii dołączanych załączników w danym obiegu z informacjami takimi jak data wprowadzenia, rodzaj, osoba wprowadzająca etc.
Możliwość wyświetlenia załączników pdf, doc. lub png w okienku systemowym
Tworzenie zadań w kalendarzu dla danego pracownika
Zaprojektowanie alertów w postaci np. wiadomości e-mail podczas przejścia dokumentu na dany poziom lub jego archiwizacji
Definiowanie folderu, z którego użytkownik może zasilić obieg zbiorem dokumentów – hipotetycznie jeśli użytkownik musi wprowadzić dużą ilość faktur zakupu do obiegu to wystarczy, że wklei wszystko do jednego folderu i przy pomocy jednej funkcji użytkownik utworzy tyle obiegów ile dokumentów jest w folderze, system do każdego obiegu dołączy załącznik w postaci faktury a dokumenty z folderu przeniesie do archiwum
Możliwość implementacji narzędzia OCR – automatyzacja pracy z dokumentami. System dzięki temu narzędziu jest w stanie sam rozpoznać zawarte w dokumencie treści takie jak np. NIP kontrahenta, kwoty, terminy płatności na fakturze a następnie uzupełnić odpowiednia pola w systemie po zatwierdzeniu przez użytkownika
Integracja obiegu z innymi modułami systemu - ze względu na fakt, że aplikacja Gardens jest częścią zintegrowanego systemu Gardens ERP, do analiz może wykorzystać dowolne dane zarejestrowane w pozostałych modułach funkcjonalnych systemu Gardens ERP np. zatwierdzenie faktury zakupu (integracja z modułem finansowo-księgowym), akceptacja wniosku urlopowego pracownika (integracja z modułem KIP) lub zarządzanie listą zadań użytkowników (integracja z modułem CRM)
Możliwość automatycznego generowania procesów - przykładem może tutaj być księgowanie faktury zakupu po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych i przejściu dokumentu do archiwum lub zatwierdzenie wniosku urlopowego pracownika wraz z automatycznym powiadomieniem mailowym do tego użytkownika
Dostęp mobilny do obiegu przez przeglądarkę lub aplikację mobilną.
Podpis elektroniczny
Pobieranie danych kontrahentów po nr NIP z systemu GUS
Wielopoziomowe struktury kontaktów
Zabezpieczenie przed duplikatami kontaktów
Definiowanie cech kontaktów do analiz (np. branża, klienci detaliczni, itp.)
Dostęp do wszystkich dokumentów kontrahenta z poziomu jego kartoteki
Zestaw gotowych do wydrukowania dokumentów (salda klienta, nierozliczone należności)
Możliwość analizy kwot obrotu, wpływów oraz sprzedaży
Wielopoziomowe struktury kontaktów
Kontekstowe otwieranie programu pocztowego np. Microsoft Outlook
Integracja kalendarza systemu Gardens z kalendarzem w programie pocztowym
Przegląd bazy kontaktów modułu CRM w przeglądarce lub aplikacji
Możliwość tworzenia wydarzeń do kalendarza w przeglądarce lub aplikacji
Możliwość tworzenia wydarzeń prywatnych (dla zaproszonych użytkowników)
Integracja kalendarza systemu Gardens z kalendarzem w programie pocztowym
Możliwość automatycznego tworzenia wydarzeń (np. okresu umowy etc.)
Wielowymiarowe analizy realizacji założonych budżetów sprzedażowych.
Możliwość tworzenia wielu wersji budżetu na dany okres i ich równoległej analizy
Zakres analiz z dokładnością do miesiąca, kwartału, roku itd.
Pobieranie danych kontrahentów po nr NIP z systemu GUS
Wielopoziomowe struktury kontaktów
Zabezpieczenie przed duplikatami kontaktów
Definiowanie cech kontaktów do analiz (np. branża, klienci detaliczni, itp.)
Dostęp do wszystkich dokumentów kontrahenta z poziomu jego kartoteki
Zestaw gotowych do wydrukowania dokumentów (salda klienta, nierozliczone należności)
Możliwość analizy kwot obrotu, wpływów oraz sprzedaży
Wielopoziomowe struktury kontaktów
Kontekstowe otwieranie programu pocztowego np. Microsoft Outlook
Integracja kalendarza systemu Gardens z kalendarzem w programie pocztowym
Przegląd bazy kontaktów modułu CRM w przeglądarce lub aplikacji
Możliwość tworzenia wydarzeń do kalendarza w przeglądarce lub aplikacji
Możliwość tworzenia wydarzeń prywatnych (dla zaproszonych użytkowników)
Integracja kalendarza systemu Gardens z kalendarzem w programie pocztowym
Możliwość automatycznego tworzenia wydarzeń (np. okresu umowy etc.)
Wielowymiarowe analizy realizacji założonych budżetów sprzedażowych.
Możliwość tworzenia wielu wersji budżetu na dany okres i ich równoległej analizy
Zakres analiz z dokładnością do miesiąca, kwartału, roku itd.
Pobieranie danych kontrahentów po nr NIP z systemu GUS
Wielopoziomowe struktury kontaktów
Zabezpieczenie przed duplikatami kontaktów
Definiowanie cech kontaktów do analiz (np. branża, klienci detaliczni, itp.)
Dostęp do wszystkich dokumentów kontrahenta z poziomu jego kartoteki
Zestaw gotowych do wydrukowania dokumentów (salda klienta, nierozliczone należności)
Możliwość analizy kwot obrotu, wpływów oraz sprzedaży
Wielopoziomowe struktury kontaktów
Kontekstowe otwieranie programu pocztowego np. Microsoft Outlook
Integracja kalendarza systemu Gardens z kalendarzem w programie pocztowym
Przegląd bazy kontaktów modułu CRM w przeglądarce lub aplikacji
Możliwość tworzenia wydarzeń do kalendarza w przeglądarce lub aplikacji
Możliwość tworzenia wydarzeń prywatnych (dla zaproszonych użytkowników)
Integracja kalendarza systemu Gardens z kalendarzem w programie pocztowym
Możliwość automatycznego tworzenia wydarzeń (np. okresu umowy etc.)
Wielowymiarowe analizy realizacji założonych budżetów sprzedażowych.
Możliwość tworzenia wielu wersji budżetu na dany okres i ich równoległej analizy
Zakres analiz z dokładnością do miesiąca, kwartału, roku itd.
Pobieranie danych kontrahentów po nr NIP z systemu GUS
Wielopoziomowe struktury kontaktów
Zabezpieczenie przed duplikatami kontaktów
Definiowanie cech kontaktów do analiz (np. branża, klienci detaliczni, itp.)
Dostęp do wszystkich dokumentów kontrahenta z poziomu jego kartoteki
Zestaw gotowych do wydrukowania dokumentów (salda klienta, nierozliczone należności)
Możliwość analizy kwot obrotu, wpływów oraz sprzedaży
Wielopoziomowe struktury kontaktów
Kontekstowe otwieranie programu pocztowego np. Microsoft Outlook
Integracja kalendarza systemu Gardens z kalendarzem w programie pocztowym
Przegląd bazy kontaktów modułu CRM w przeglądarce lub aplikacji
Możliwość tworzenia wydarzeń do kalendarza w przeglądarce lub aplikacji
Możliwość tworzenia wydarzeń prywatnych (dla zaproszonych użytkowników)
Integracja kalendarza systemu Gardens z kalendarzem w programie pocztowym
Możliwość automatycznego tworzenia wydarzeń (np. okresu umowy etc.)
Wielowymiarowe analizy realizacji założonych budżetów sprzedażowych.
Możliwość tworzenia wielu wersji budżetu na dany okres i ich równoległej analizy
Zakres analiz z dokładnością do miesiąca, kwartału, roku itd.
