Featured Image

Pompax

Jak Gardens ERP cyfryzuje utrzymanie ruchu, usługi terenowe i zarządzanie serwisem.
Strona główna
»
Realizacje
»
Pompax
logo-pompax-L

Pompax to firma inżynieryjno-serwisowa specjalizująca się w kompleksowych naprawach, modernizacjach i utrzymaniu ruchu urządzeń pompowych na terenie całej Polski.

Ich klientami są wymagające obiekty przemysłowe, zakłady energetyki cieplnej oraz fabryki. Działalność Pompax opiera się na dwóch przenikających się filarach: zaawansowanych naprawach warsztatowych w siedzibie firmy oraz pracy mobilnych brygad serwisowych, które każdego dnia usuwają awarie i przeprowadzają obowiązkowe przeglądy u klientów.

W firmach o tym profilu działalności system ERP nie może być jedynie nakładką księgową. Musi stanowić technologiczne serce biznesu, które potrafi odwzorować fizyczną i często nieprzewidywalną rzeczywistość pracy z maszynami.

Wyzwania: Bariera skali, Excel i "uciekające pieniądze"

Przed wdrożeniem Gardens ERP, Pompax borykał się z problemami typowymi dla dynamicznie rosnących firm usługowych. Przestarzałe oprogramowanie finansowo-księgowe oraz rozproszone arkusze Excel przestały wystarczać, gdy skala działalności wzrosła ze 100 do prawie 10 000 obsługiwanych urządzeń.

Brak zintegrowanego ekosystemu powodował konkretne wyzwania biznesowe:

Zjawisko uciekających przychodów:

Rozliczenia opierały się na papierowym obiegu dokumentów. Zanim papierowy protokół spłynął od serwisanta z terenu do centrali i został wprowadzony do systemu, mijały dni, a czasem tygodnie. Prowadziło to do opóźnień w fakturowaniu oraz ryzyka pominięcia zużytych części zamiennych w ostatecznym rozliczeniu z klientem.

Zarządzanie historią i wiedzą:

Wiedza o specyfice danego obiektu czy historii awarii konkretnej pompy znajdowała się często wyłącznie w głowach mechaników, co utrudniało skalowanie zespołu i rotację zadań.

Rozłączność procesów:

Brak płynnego przepływu informacji między magazynem, warsztatem, dyspozytornią a księgowością.

Rozwiązanie: Gardens ERP jako cyfrowy bliźniak procesów serwisowych

Wdrożenie Gardens ERP w firmie Pompax udowodniło, że zintegrowany system może stać się naturalnym środowiskiem pracy na każdym szczeblu organizacji. Zamiast oferować podstawowy moduł ofertowania, dostarczyliśmy dedykowany Moduł Serwisowy, w pełni połączony z obszarami F-K i Magazynem.

#01

Elastyczność

#02

Prawdziwe zarządzanie warsztatem

#03

Nieznane urządzenia u klienta

#04

Audyty, kary i odpowiedzialność

#01
Elastyczność
Wiele firm serwisowych obawia się wdrożenia systemów "pudełkowych", które wymuszają sztywne procesy (co często kończy się tworzeniem nieintuicyjnych rozwiązań, z którymi pracownicy nie chcą współpracować). Gardens ERP dopasowuje się do rzeczywistości. System płynnie zarządza dynamicznymi zmianami – jeśli serwisant w terenie oceni, że pompy nie da się naprawić na miejscu, zlecenie jest automatycznie przekształcane w zadanie dla stacjonarnego warsztatu, bez utraty danych.
#02
Prawdziwe zarządzanie warsztatem
W tradycyjnych systemach zlecenia, które muszą zostać wstrzymane (np. z powodu oczekiwania na nietypowe łożysko), często "giną" w chaosie operacyjnym. W Gardens ERP rozebrana pompa może fizycznie czekać na palecie, ale system cały czas monitoruje jej status. Gdy brakująca część wjeżdża na magazyn z dostawą, oprogramowanie natychmiast aktualizuje status zlecenia i przypina zadanie z powrotem do kalendarza dostępnego mechanika.
#03
Nieznane urządzenia u klienta
Zdarza się, że mechanik Pompax wchodzi na stary węzeł cieplny i zastaje 20-letnie urządzenie porzucone przez konkurencję. Dzięki zaawansowanej unifikacji bazy części w Gardens ERP, serwisant jest w stanie szybko zidentyfikować zamienniki, złożyć zamówienie w systemie i obsłużyć urządzenie, którego pierwotny producent mógł już zniknąć z rynku.
#04
Audyty, kary i odpowiedzialność
Pompax wykonuje m.in. obowiązkowe przeglądy przeciwpożarowe. Wypadnięcie z terminu takiego przeglądu to dla klienta końcowego ryzyko ogromnych kar finansowych i utraty ochrony ubezpieczeniowej. Gardens ERP przejmuje tę odpowiedzialność z barków kierownika serwisu – system automatycznie pilnuje harmonogramów ustawowych, planuje zasoby i samodzielnie generuje powiadomienia o zbliżających się terminach przeglądów.

Korzyści biznesowe i ROI

Zastąpienie rozproszonych narzędzi jednym, spójnym systemem Gardens ERP przyniosło firmie Pompax wymierne korzyści:

Akceptacja raportu serwisowego (PDF)

na tablecie u klienta natychmiast generuje cyfrowy draft faktury w centrali. Cykl odzyskiwania gotówki skraca się z tygodni do godzin, a system gwarantuje, że każda użyta śrubka, uszczelka i roboczogodzina zostanie ujęta w rozliczeniu.

Od reakcji do predykcji

Moduł serwisowy wymusza uzupełnianie precyzyjnych checklist. Zbieranie parametrów (takich jak wibracje, ciśnienie, pobór prądu silnika) pozwala Pompax analizować trendy i przewidywać awarie. Zmienia to pozycję firmy z "wykonawcy napraw" na strategicznego doradcę.

Pełna skalowalność

Baza obsługiwanych i zewidencjonowanych urządzeń rozrosła się płynnie do blisko 10 000 obiektów w całej Polsce, zachowując najwyższe standardy obsługi i pełną kontrolę zarządczą.

Porozmawiajmy o optymalizacji Twojego serwisu

Zmagasz się z papierowym obiegiem dokumentów, brakiem spójnej historii napraw lub uciekającymi przychodami przez luki w fakturowaniu? Zobacz, jak system stworzony z myślą o inżynierach i serwisantach może uszczelnić Twoje procesy.

Omówimy specyfikę Twojego procesu i sprawdzimy, w jaki sposób Gardens ERP może stać się fundamentem przewagi konkurencyjnej Twojej firmy.