Jednym z kluczowych czynników sukcesu każdej firmy jest sprawne zarządzanie dokumentami oraz prawidłowy przepływ informacji. Aplikacja Gardens DMS zarządza zarówno dokumentami wewnętrznymi dotyczącymi współpracy różnych obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa, jak również dokumentami napływającymi z zewnątrz, jak faktury, listy, emaile. System pozwala przedsiębiorstwom na archiwizację, dystrybucję, zarządzanie i przetwarzanie informacji. Umożliwia dodawanie nowego dokumentu, akceptację, odrzucenie i wycofanie dokumentu optymalizując tym samym komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa. Gardens DMS zapewnia dostęp do informacji historycznych (archiwizacja danych), jak i w czasie rzeczywistym. System Gardens ERP, dzięki niezwykłej elastyczności, ułatwia budowanie zaawansowanych, dostosowanych do indywidualnych potrzeb każdego klienta mechanizmów zarządzania obiegiem dokumentów.
Punktem odniesienia w definiowaniu obiegu dokumentów są procedury określające jaką drogę powinien przejść dany dokument, tzn., jakie są etapy jego obsługi, kto i w jaki sposób powinien się nim zająć oraz co decyduje o przejściu dokumentu do kolejnej fazy. Aplikacja umożliwia definiowanie uprawnień na poszczególnych poziomach np. do grupy roboczej, danego działu czy indywidualnego pracownika. Gardens DMS dzięki rozbudowanemu systemowi uprawnień dostępu do poszczególnych grup dokumentów zapewnia bezpieczeństwo i poufność informacji przechowywanych w dokumentach.
Akceptacja dokumentów i ich archiwizacja
Gardens DMS zawiera listę wszystkich dokumentów użytkownika oczekujących na akceptację oraz listę już zatwierdzonych dokumentów z historią akceptacji, zatwierdzania oraz wprowadzania ich do obiegu w systemie. Dzięki odnotowywaniu historii zmian w korespondencji i dokumentach możliwe jest precyzyjne odtworzenie historii pracy z każdą informacją. Śledzenie stanu akceptacji poszczególnych dokumentów dostarcza szczegółowych informacji na temat przyczyn ich odrzucenia lub cofnięcia. Moduł umożliwia filtrację dokumentów wg różnych kryteriów oraz ich edycję w okienku systemowym aplikacji Gardens DMS.
Obsługa różnych formatów plików i typów dokumentów
System przechowuje dokumenty w dowolnym formacie, w tym zeskanowane obrazy, tekstowe dokumenty elektroniczne, grafikę, e-maile, itp. Każdy z dokumentów posiada szczegółową metrykę określającą dane podstawowe, jak: nr dokumentu, datę wprowadzenia, rodzaj dokumentu, aktualny poziom ( gdzie znajduje się dokument), stanowisko oraz dane użytkownika. Możliwy jest podgląd oryginalnego dokumentu w formacie pdf oraz wszystkich załączników danego dokumentu w formacie graficznym (jpg, gif, png) oraz w pdf.
Gardens DMS ściśle współpracuje z aplikacją Gardens CRM odwołując się do wspólnej kartoteki klientów i osób kontaktowych. Umożliwia to później m.in. szybką i łatwą analizę całej korespondencji przeprowadzonej z wybranym klientem. Współpraca modułu Gardens DMS z systemem CRM umożliwia również powiązanie korespondencji z wybranym zdarzeniem zarejestrowanym w CRM. Ze względu na fakt, że aplikacja Gardens DMS jest częścią zintegrowanego systemu Gardens ERP, do analiz może wykorzystać dowolne dane zarejestrowane w pozostałych modułach funkcjonalnych systemu Gardens ERP.
Korzyści wynikające z wdrożenia aplikacji Gardens DMS
Okno akceptacji dokumentów w aplikacji Gardens DMS, Akceptacja faktury
