Wyzwania Instytutu Badawczego
Instytut Chemii Fizycznej Polskiej Akademii Nauk (IChF PAN) to renomowana jednostka badawcza, której działalność charakteryzuje się intensywnymi pracami projektowymi. W jej strukturach działa również Międzynarodowe Centrum Badań Oka (ICTER). W skład tej instytucji wchodzi także ChemiPAN, który na codzień zajmuje się także działalnością produkcyjną, co znacznie komplikowało proces rozliczania projektów i zadań. Instytuty prowadziły równocześnie kilkadziesiąt grantów i projektów badawczych, angażując w nie kilkuset naukowców i doktorantów.
Przed wdrożeniem systemu Gardens ERP, IChF PAN mierzył się z licznymi wyzwaniami, które utrudniały efektywne zarządzanie i controlling. Kluczowym problemem był brak centralnego, zintegrowanego rozwiązania, które wspierałoby zarządzanie projektami i rozliczanie grantów.
Główne wyzwania przed wdrożeniem:
- Brak centralizacji i manualne procesy
Szacowanie kosztów, zapotrzebowanie na materiały (np. probówki, drobny sprzęt, papier toaletowy, papier ksero) i zarządzanie zasobami odbywały się mailowo lub papierowo. Dział grantów zbierał te dane w niezintegrowanych narzędziach, a następnie procedował je ręcznie.
- Złożoność Prawa Zamówień Publicznych (PZP)
ICHF PAN, jako jeden podmiot w świetle PZP, musiał agregować wszystkie potrzeby zakupowe Instytutu. Szacowanie kosztów dla każdego z kilkudziesięciu projektów badawczych i wielu zespołów naukowych, oparte na kodach CPV, były rozproszone. Aby stwierdzić, czy dany zakup mieści się w progu wolnej stopy, czy wymaga przetargu krajowego lub europejskiego (powyżej 120 tys. zł), konieczne było manualne sumowanie wszystkich szacowań.
- Problemy z rozliczaniem grantów
Rozliczanie grantów było czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. Instytut borykał się z trudnościami w precyzyjnym kategoryzowaniu kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych oraz w generowaniu raportów zgodnych z wymogami grantodawców. Brak zintegrowanego środowiska uniemożliwiał szybkie i transparentne przedstawianie specyfikacji poniesionych kosztów.
- Brak elektronicznego obiegu dokumentów i portalu pracownika
Wiele procesów administracyjnych, w tym obieg dokumentów, odbywało się poza systemem, a pracownicy nie mieli dostępu do dedykowanego portalu, który agregował w jednym miejscu wszystkie niezbędne dokumenty.
W obliczu tych wyzwań, celem wdrożenia systemu Gardens ERP było uporządkowanie procesów związanych z zarządzaniem projektami, controllingiem finansowym, rozliczaniem grantów, obiegiem dokumentów oraz kadrami i płacami.
System Gardens ERP jako kompleksowe wsparcie dla instytutów naukowych i jednostek badawczych
Wdrożony system ERP - Gardens stanowi odpowiedź na złożone potrzeby IChF PAN, integrując kluczowe obszary działalności instytutu.
Wdrożone moduły:
- Zarządzanie Projektami
Centralny moduł systemu, stanowiący rdzeń wdrożenia, skoncentrowany na efektywnym zarządzaniu budżetami, kosztami i zasobami projektów badawczych.
- Finanse i Księgowość
Zintegrowane z modułem projektów, umożliwiające precyzyjne śledzenie i rozliczanie kosztów, w tym tych związanych z grantami.
- Obieg Dokumentów
Elektroniczny system do obsługi zapotrzebowań, faktur, umów i innych dokumentów, zapewniający pełną archiwizację, automatyzację procesów i śledzenie historii akceptacji.
- Kadry i Płace
Moduł wspierający specyfikę rozliczania wynagrodzeń naukowców zatrudnionych na ułamkowych etatach w wielu projektach i grantach.
- Unikalność rozwiązania
System Gardens ERP precyzyjnie odpowiada na potrzeby rozliczania grantów i controlingu finansowego projektów w instytutach badawczych. Oferujemy kompleksowe narzędzia dopasowane do specyfiki działalności naukowej i regulacji publicznych.
Masz podobne wyzwania w swoim instytucie?
Porozmawiajmy o tym, jak Gardens ERP może uporządkować zarządzanie projektami i rozliczanie grantów w Twojej jednostce.
Jak Gardens ERP zmienił zarządzanie w ICHF PAN
Wdrożenie systemu Gardens przyniosło IChF PAN szereg korzyści, transformując sposób zarządzania projektami, finansami i dokumentacją.
Efektywny controlling projektów:
- Bieżąca widoczność finansów projektów
System zapewnia pełną kontrolę nad budżetem każdej pozycji projektowej. Użytkownik ma dostęp do informacji o budżecie, poniesionych kosztach i kwotach zarezerwowanych przez złożone zapotrzebowania. Pozostałe środki są wyliczane w czasie rzeczywistym.
- Automatyczne blokowanie środków
Zapotrzebowania złożone przez uprawnionych użytkowników automatycznie rezerwują środki, nawet jeśli faktura jeszcze nie wpłynęła, zapobiegając podwójnemu wydawaniu tych samych funduszy.
- Szczegółowe raportowanie i transparentność
System umożliwia śledzenie wszystkich kosztów poniesionych w projekcie, z odniesieniem do konkretnych faktur, podpisanych umów i protokołów odbioru. Dzięki temu Instytut wie, z czego wynikają zadeklarowane koszty i ma natychmiastową specyfikację.
- Uporządkowanie dokumentacji
Wszystkie załączniki i dokumenty projektowe (np. protokoły wyboru dostawcy) są gromadzone w jednym miejscu, co znacząco ułatwia zarządzanie i dostęp, porządkując pracę związaną z dokumentacją projektową.
- Zgodność z Prawem Zamówień Publicznych (PZP)
System wspiera porządkowanie procedur zakupowych, archiwizację wszystkich załączników oraz automatyczne generowanie podpisanych plików zapotrzebowań. Pomaga to w przestrzeganiu wymogów formalnych związanych z PZP, w tym w odpowiednim reagowaniu na przekroczenie progów zakupowych i konieczność ogłaszania przetargów.
Usprawnione rozliczanie grantów:
- Precyzyjne kategoryzowanie kosztów
System ułatwia prawidłowe opisywanie kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych, zapewniając zgodność z pozycjami budżetowymi przedstawionymi we wniosku o grant.
- Specyfikacja kosztów „na żądanie”
Możliwość natychmiastowego pokazania grantodawcy poniesionych kosztów w projekcie wraz ze szczegółową specyfikacją, załącznikami i dekretacją, była ogromną wartością dodaną, której Instytut wcześniej nie miał. Ułatwia to rozliczanie grantów proporcjonalnie do poniesionych kosztów i ich zaawansowania.
- Wsparcie dla audytów
Łatwy dostęp do danych i dokumentacji upraszcza procesy audytowe i zapewnia zgodność z regulacjami, co jest kluczowe w kontekście rozliczania funduszy zewnętrznych.
Integracja i automatyzacja:
- Obieg dokumentów jako rdzeń
Cała praca użytkowników – od zgłaszania zapotrzebowań w ramach projektu, poprzez ich akceptację, aż po rozliczanie kosztów – opiera się na zintegrowanym obiegu dokumentów. Proces ten blokuje środki już na etapie zapotrzebowania.
- Płynny przepływ informacji
Dane z modułów HR i finansowych automatycznie zasilają moduł projektów, eliminując ręczne wprowadzanie danych i minimalizując błędy.
- Zarządzanie wynagrodzeniami naukowców
System efektywnie rozlicza wynagrodzenia pracowników naukowych, którzy są zatrudnieni na ułamkowych etatach w wielu projektach i grantach, prawidłowo obciążając koszty odpowiednich projektów. Jest to duże ułatwienie, które nie jest oczywiste w standardowych systemach kadrowo-płacowych.
Partnerstwo dla sukcesu Instytutów Naukowych
Wdrożenie systemu Gardens w IChF PAN to dowód na to, jak kompleksowe rozwiązanie ERP może zrewolucjonizować zarządzanie w jednostkach badawczych i publicznych.
- Zwiększona kontrola zarządcza
IChF PAN zyskał pełną kontrolę nad finansami projektów, możliwość precyzyjnego planowania budżetowego i efektywnego sprawozdawania. Władze Instytutu mają teraz dostęp do globalnego zarządzania swoimi zasobami i nie musi opierać się na rozproszonych Excelach.
- Redukcja ryzyka i błędów
Eliminacja manualnych procesów i rozproszonych danych znacząco zmniejszyła ryzyko błędów i komplikacji finansowych, co przekłada się na większe bezpieczeństwo operacyjne.
- Nieoceniona wartość dodana
System uporządkował całą działalność Instytutu, zapewniając jasność i kontrolę nad kodem działalności, co pozwoliło uwolnić pełny potencjał pracowników, eliminując manualną pracę nad dokumentami.
Rozwiązanie dla innych Jednostek Publicznych
Rozwiązanie Gardens, choć w przedstawionym przykładzie przygotowane na potrzeby Instytutu Chemii Fizycznej PAN, jest wysoce skalowalne i idealnie odpowiada na potrzeby innych jednostek, które objęte są ustawą o prawie zamówień publicznych i borykają się z wyzwaniami związanymi z controllingiem projektów i rozliczaniem grantów.
Gardens ERP sprawdzi się także w:
- Dużych instytutach badawczych i naukowych (np. inne Instytuty Polskiej Akademii Nauk, instytuty resortowe, takie jak instytuty badawcze działające przy ministerstwach).
- Uniwersytetach i uczelniach wyższych (szczególnie w działach zarządzania projektami badawczymi, centrach transferu technologii, czy biurach nauki, gdzie rozliczane są liczne projekty i granty).
- Filharmoniach i Operach (które często realizują projekty artystyczne i edukacyjne finansowane z grantów, wymagające skrupulatnego rozliczania).
- Teatrach (również działających w oparciu o projekty artystyczne i fundusze grantowe, z koniecznością transparentnego zarządzania).
- Muzeach (realizujących projekty konserwatorskie, wystawiennicze czy edukacyjne, często współfinansowane ze środków zewnętrznych).
- Jednostkach Samorządu Terytorialnego o większej skali działania (np. Urzędy Miast Wojewódzkich, Urzędy Marszałkowskie, gdzie zarządzanie licznymi projektami unijnymi i krajowymi wymaga precyzyjnego controllingu).
- Dużych szpitalach publicznych i instytutach medycznych (zaangażowanych w projekty badawcze, kliniczne oraz inwestycyjne, często finansowane z grantów i środków publicznych).
