Budopol

Zobacz, jak Budopol wyeliminował „wyspy danych” i obniżył koszty dzięki Gardens ERP. Poznaj sekret efektywnego zarządzania zakupami i marżą w generalnym wykonawstwie.

Strona główna

»

Realizacje

»

Budopol

Budopol to doświadczona firma budowlana działająca w modelu Generalnego Wykonawstwa.

Przedsiębiorstwo specjalizuje się w kompleksowej realizacji inwestycji – od precyzyjnego kosztorysowania, przez logistykę zaopatrzenia, aż po koordynację placu budowy i podwykonawców.

Prowadząc równolegle wiele wymagających projektów, firma zarządza rozbudowanym parkiem maszynowym oraz wielomilionowymi budżetami, co wymaga perfekcyjnej organizacji procesów i ścisłej kontroli kosztów.

Wyzwania: Ewolucja procesów i potrzeba centralizacji

Wraz z dynamicznym rozwojem i rosnącą liczbą równoległych inwestycji, Budopol zidentyfikował obszary, które wymagały nowego podejścia technologicznego, aby utrzymać wysoką skalowalność biznesu:

Ograniczenia dotychczasowej infrastruktury IT:

Systemy finansowo-księgowe, które sprawdzały się wcześniej, przestały wystarczać przy obecnej skali działalności, utrudniając szybki dostęp do analityki kosztów w czasie rzeczywistym.

Niewykorzystany potencjał zakupowy:

Model oparty na dużej autonomii poszczególnych budów sprawdzał się operacyjnie, ale ograniczał możliwości długofalowego planowania i konsolidacji zamówień materiałowych w celu uzyskania efektu skali.

Pracochłonne raportowanie:

Kontrola budżetów i monitorowanie postępów prac wymagały ręcznego agregowania danych z różnych źródeł (np. w arkuszach kalkulacyjnych), co przy wielu projektach niepotrzebnie wydłużało czas oczekiwania na informacje zarządcze.

Złożona logistyka parku maszynowego:

Budopol dysponuje własnym, rozbudowanym sprzętem (od agregatów i elektronarzędzi, po modułowe rusztowania i sprzęt IT). Wcześniej proces zamawiania opierał się na telefonach i mailach do centrali. Kierownicy wiedzieli, jaki sprzęt posiada firma, ale brakowało informacji, gdzie dokładnie się on znajduje i kiedy zjedzie z danej budowy. Uniemożliwiało to planowanie z wyprzedzeniem i płynne przesuwanie zasobów między równoległymi projektami.

Rozwiązanie: jeden ekosystem, cztery filary integracji

Wdrożenie Gardens ERP, trwające ok. 6 miesięcy, pozwoliło na zintegrowanie czterech kluczowych obszarów działalności w jedno, spójne środowisko.

Integracja Gardens ERP z Norma Expert (Athena Soft)

W branży Generalnego Wykonawstwa kosztorys jest sercem projektu, ale często staje się jego "wąskim gardłem", gdy dane pozostają uwięzione w zewnętrznym oprogramowaniu. Budopol, korzystając z uznanego rynkowo rozwiązania Norma Expert, potrzebował mostu łączącego wizję inżynierską z twardą rzeczywistością finansową ERP.

Dlaczego ta integracja jest tak ważna?

Skuteczna integracja środowiska kosztorysowego (Norma Expert) z systemem ERP to często jedno z największych wyzwań we wdrożeniach dla branży budowlanej. Gardens Software rozwiązało ten problem, tworząc dedykowane narzędzie do komunikacji między systemami.

#01

Import struktury RMS:

Odchodzimy od powierzchownego przenoszenia bloków kosztowych. Integracja polega na punktowym, szczegółowym pobieraniu każdego elementu kosztorysu z osobna. Budopol otrzymuje w ERP nie tylko podsumowania, ale zatomizowaną bazę wszystkich składowych dla Robocizny, Materiałów i Sprzętu.

#02

Dostęp do realnych cen rynkowych:

Zamiast ręcznego wprowadzania tysięcy indeksów do systemu, Gardens ERP na podstawie zaciągniętego kosztorysu samodzielnie zakłada odpowiednie kartoteki materiałowe. Dział zakupów zyskuje gotową, uporządkowaną bazę zapotrzebowania wraz z przypisanymi cenami referencyjnymi (kosztorysowymi), co stanowi doskonały punkt wyjścia do zapytań ofertowych i negocjacji rynkowych.

#03

Automatyczna transformacja:

Kosztorys ofertowy w momencie wygrania przetargu staje się dynamicznym budżetem operacyjnym, bez konieczności ręcznego przepisywania tysięcy pozycji.

Korzyści procesowe: Od Kosztorysu do Przewagi Cenowej

Dzięki „zasysaniu” danych z Normy Expert, Budopol zyskał narzędzie do zbiorczego zarządzania materiałami:

Agregacja potrzeb:

System skanuje wszystkie aktywne kosztorysy i sumuje zapotrzebowanie na konkretne materiały (np. profile stalowe czy płyty OSB) na dany miesiąc.

Skokowa zmiana wolumenu:

Zamiast zamawiać 1 000 jednostek materiału na jedną budowę, dział zaopatrzenia widzi zapotrzebowanie na 12 000 jednostek dla wszystkich projektów.

Realne oszczędności:

Taka skala pozwala na negocjowanie cen niedostępnych dla firm operujących na poziomie pojedynczych projektów.

„Nauczyliśmy nasz system perfekcyjnie czytać i przetwarzać same pliki kosztorysowe. Dzięki temu eliminujemy tzw. 'martwy okres' po wygraniu przetargu. Zamiast tracić tygodnie na ręczne przepisywanie danych do ERP, dział zakupów otrzymuje gotowe zestawienie potrzeb i od pierwszego dnia może skupić się na negocjowaniu najlepszych warunków dostaw.”

— Konsultant Gardens-Software

Logistyka wolumenowa, zarządzanie zakupami z lotu ptaka

System zmienił sposób myślenia o zaopatrzeniu. Zamiast realizować tysiące rozproszonych zamówień, firma zarządza zbiorczym zapotrzebowaniem:

Przykład: Jeśli kilka budów potrzebuje łącznie 12 000 m² płyty gipsowej zamiast 1 000 m², dział zaopatrzenia negocjuje ceny z pozycji silniejszego partnera handlowego.
System pozwala: Kontrolować ceny kontraktowe i automatycznie weryfikować je z fakturami wpływającymi od dostawców.

Moduł narzędziowni: transparentność, planowanie i logistyka od budowy do budowy

Zarządzanie zasobami sprzętowymi zostało w pełni zdigitalizowane i przeniesione do Gardens ERP, który obecnie działa jak centralna kartoteka magazynowa dla całego parku maszynowego, obejmując zarówno ciężki sprzęt (koparko-ładowarki), elementy modułowe (np. setki wsporników do rusztowań), jak i sprzęt biurowy czy systemy monitoringu.

Wdrożenie modułu całkowicie zmieniło obieg informacji i sprzętu w firmie:

Rezerwacje z wyprzedzeniem i pełna widoczność

Kierownicy poszczególnych budów (korzystając z systemu w przeglądarce) widzą na bieżąco status każdego urządzenia. Jeśli agregat prądotwórczy jest obecnie na budowie X, kierownik budowy Y widzi, do kiedy jest tam zaplanowany, i może złożyć zapotrzebowanie rezerwując go na kolejny tydzień.

Logistyka między budowami

System wyeliminował konieczność niepotrzebnego transportowania sprzętu z powrotem do centrali. Narzędzia mogą wędrować bezpośrednio z budowy na budowę, a system płynnie zarządza tym procesem poprzez cyfrowe dokumenty przesunięć magazynowych.

Zarządzanie awariami i serwisem

W przypadku uszkodzenia, sprzęt jest systemowo przenoszony do "wirtualnego magazynu serwisowego". Cała firma natychmiast widzi, że urządzenie jest niedostępne, a system wymaga podania szczegółów dotyczących wysyłki do naprawy zewnętrznej.

Personalizacja odpowiedzialności

System pozwala na przypisanie konkretnego sprzętu (np. laptopów dla inżynierów) do imienia i nazwiska pracownika na danej budowie, co znacznie podniosło poziom odpowiedzialności za powierzone mienie.

Elastyczny kontroling kontraktów i automatyzacja rozliczeń

W generalnym wykonawstwie budżet musi żyć i reagować na zmiany. Dlatego zamiast sztywnych ram ewidencyjnych, Gardens ERP wprowadza zwinne narzędzia analityczne oraz automatyzuje uciążliwe procesy księgowe:

Bieżąca analityka rentowności:

System w elastyczny sposób zestawia rzeczowy postęp robót z rzeczywiście poniesionymi kosztami. Pozwala to na precyzyjne, wielowymiarowe śledzenie marży na każdym etapie projektu, dając kadrze zarządczej przestrzeń do szybkiej reakcji, a nie tylko analizy „po fakcie”.

Zautomatyzowana obsługa kaucji i zatrzymań:

Wychodząc naprzeciw specyfice branży, stworzyliśmy dedykowany mechanizm dla działu finansowego. System samodzielnie nalicza potrącenia z faktur podwykonawców i pilnuje terminów zwrotu zabezpieczeń gwarancyjnych, całkowicie eliminując ryzyko błędów i ręcznego nadzorowania dat.

Wyniki: Nowy standard operacyjny

Wdrożenie Gardens ERP w Budopolu to przejście z manualnego do uporządkowanego procesu:

Obszar

Przed wdrożeniem

Z Gardens ERP

Dane finansowe

Rozproszone w Excelu i 3 systemach

Jeden, zintegrowany system FK i PM

Budżetowanie

Manualny import i brak spójności

Pełna integracja z Norma Expert (RMS)

Zaopatrzenie

Rozproszone, droższe zamówienia

Zakupy wolumenowe i kontrola cen

Narzędziownia

Trudna rezerwacja i planowanie

Cyfrowy obieg rezerwacji

Przyszłość i rozwój: Horyzont 2026/2027

Budopol we współpracy z Gardens Software kontynuuje cyfryzację. Na przełomie lat 2026/2027 planowane jest pełne wdrożenie modułu zarządzania podwykonawcami oraz zaawansowanych kart materiałowych. Dodatkowo, planowany jest rozwój analityki finansowej w module narzędziowni – system będzie automatycznie rozkładał koszty amortyzacji i napraw sprzętu proporcjonalnie na poszczególne budowy, w zależności od czasu wykorzystania danej maszyny na konkretnym projekcie. Pozwoli to na jeszcze głębszą automatyzację łańcucha dostaw, precyzyjniejszy controlling i całkowite wyeliminowanie chaosu informacyjnego na linii budowa–biuro.

Dostarczamy spersonalizowane rozwiązania wspierające wzrost, innowacje i sukces Twojej firmy.

+

Jednoczesnych połączeń do systemu u Klienta

lat

Doświadczeń w branży systemów ERP

+

Księgowanych dokumentów dziennie

Umów spotkanie