Produkcja
Usprawnij planowanie produkcji, zarządzaj recepturami, kontroluj jakość i monitoruj postęp…
Usprawnij przepływ informacji i zautomatyzuj obieg dokumentów w Twojej firmie
Zdigitalizuj i zautomatyzuj obieg dokumentów, zwiększ efektywność pracy biura i zredukuj koszty operacyjne. Nasz moduł umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej, automatyzację procesów akceptacji i obiegu oraz łatwy dostęp do informacji.
Samodzielne definiowanie procesów przepływu dokumentów
Definiowanie wymagań, które musi spełnić dokument aby przejść do kolejnego poziomu
Możliwość odwzorowania dowolnego procesu przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie
Definiowanie ścieżki przepływu w zależności od cechy dokumentu np. dla faktur zakupu wartość faktury – faktury o wartościach większych niż zadeklarowana trafiają do odpowiednich osób, dokumenty odbioru, np. kontrakt do danego opiekuna PM kontraktu, cechę tę można dowolnie określić
Przypisywanie użytkowników do stanowisk
Zarządzanie widocznością danych w dokumentach dla poszczególnych grup użytkowników
Zarządzanie możliwością edycji danych w obiegu danego dokumentu
Zarządzanie dostępem do poszczególnych obiegów
Zarządzanie możliwością przejęcia dokumentu od innej osoby
Zdefiniowanie informacji koniecznych do uzupełnienia na danym etapie przepływu
Ustawianie limitu czasu na akceptację dokumentu na danym poziomie
Definiowanie zastępstw – konfiguracja GAS zarządza przechodzeniem dokumentów do użytkowników, którzy są zdefiniowani jako zastępcy, np. kiedy pracownik idzie na urlop jego dokumenty przechodzą na innego użytkownika, po powrocie z powrotem wracają do niego. GAS uruchamia proces po północy, który zarządza przejściem tych dokumentów
Podgląd listy wszystkich dokumentów użytkownika czekających na akceptację
Pełen wgląd do historii akceptacji dokumentów
Możliwość precyzyjnego odtworzenia każdego etapu przepływu dokumentu w obiegu wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi np. przyczyn odrzucenia lub cofnięcia
Możliwość filtrowania i sortowania dokumentów według zadanych kryteriów
Możliwość dołączania do obiegu załączników w dowolnym formacie
Wgląd do historii dołączanych załączników w danym obiegu z informacjami takimi jak data wprowadzenia, rodzaj, osoba wprowadzająca etc.
Możliwość wyświetlenia załączników pdf, doc lub png w okienku systemowym
Tworzenie zadań w kalendarzu dla danego pracownika
Zaprojektowanie alertów w postaci np. wiadomości e-mail podczas przejścia dokumentu na dany poziom lub jego archiwizacji
Definiowanie folderu, z którego użytkownik może zasilić obieg zbiorem dokumentów – hipotetycznie jeśli użytkownik musi wprowadzić dużą ilość faktur zakupu do obiegu to wystarczy, że wklei wszystko do jednego folderu i przy pomocy jednej funkcji użytkownik utworzy tyle obiegów ile dokumentów jest w folderze, system do każdego obiegu dołączy załącznik w postaci faktury a dokumenty z folderu przeniesie do archiwum
Możliwość implementacji narzędzia OCR – automatyzacja pracy z dokumentami. System dzięki temu narzędziu jest w stanie sam rozpoznać zawarte w dokumencie treści takie jak np. NIP kontrahenta, kwoty, terminy płatności na fakturze a następnie uzupełnić odpowiednia pola w systemie po zatwierdzeniu przez użytkownika
Integracja obiegu z innymi modułami systemu - ze względu na fakt, że aplikacja Gardens jest częścią zintegrowanego systemu Gardens ERP, do analiz może wykorzystać dowolne dane zarejestrowane w pozostałych modułach funkcjonalnych systemu Gardens ERP np. zatwierdzenie faktury zakupu (integracja z modułem finansowo-księgowym), akceptacja wniosku urlopowego pracownika (integracja z modułem KIP) lub zarządzanie listą zadań użytkowników (integracja z modułem CRM)
Możliwość automatycznego generowania procesów - przykładem może tutaj być księgowanie faktury zakupu po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych i przejściu dokumentu do archiwum lub zatwierdzenie wniosku urlopowego pracownika wraz z automatycznym powiadomieniem mailowym do tego użytkownika
Dostęp mobilny do obiegu przez przeglądarkę lub aplikację mobilną.
Podpis elektroniczny
Moduł systemu ERP do zarządzania dokumentami daje możliwość gromadzenia i katalogowania wszystkich typów formularzy w organizacji. Przewidzieliśmy również możliwość zdefiniowania własnych procesów EOD i dopasowania go do konkretnych potrzeb firmy. Sprawdź, jak dzięki temu modułowi naszego systemu usprawnisz obieg dokumentów i zwiększysz bezpieczeństwo ich przepływu!
System ERP do obiegu dokumentów to nie tylko narzędzie do przekazywania faktur czy pism, choć z tym kojarzy się najczęściej. Pracownik obsługujący system może dowolnie kształtować dowolny proces związany z obiegiem dokumentów, m.in.:
negocjowanie umów,
akceptacje ofert,
obieg wniosków pracowniczych,
zarządzanie harmonogramem pracy, kalendarzem absencji itp.
Do najważniejszych zalet modułu EOD w systemie zarządzania firmą można zaliczyć:
zintegrowanie z innymi modułami systemu ERP (Zamówienia, Płatności, Faktury, Umowy, Kontrahenci);
monitorowanie czasu rozpatrywania wniosków i reagowanie na opóźnienia na bieżąco;
wysoki stopień bezpieczeństwa przesyłu dokumentów (zabezpieczenia, indywidualne uprawnienia dostępu, kopie zapasowe danych);
możliwość rozbudowywania modułu o kolejne funkcje w miarę potrzeb;
wzrost efektywności pracy;
dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu.
Projektanci tego modułu uznali za priorytet usprawnienie zarządzania dokumentami oraz prawidłowego przepływu informacji w przedsiębiorstwie. Dzięki EOD można zarządzać zarówno dokumentami wewnętrznymi, jak i tymi, które napływają do firmy z zewnątrz.
Pracownik może mieć do nich dostęp zarówno wstecz, jak i czasie rzeczywistym. To sposób na ograniczenie papierowych wersji dokumentów do niezbędnego minimum. Oto najważniejsze funkcje, które przewidzieliśmy w naszym systemie EOD.
Ta funkcja pozwala na zaprogramowanie obiegu dokumentów w zgodzie z wewnętrznymi wymogami organizacji. Umożliwia m.in.:
odwzorowanie dowolnego procesu przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie,
zarządzanie dostępem do poszczególnych obiegów,
definiowanie zastępstw.
Oprogramowanie Gardens-Software pozwala także na definiowanie ścieżek akceptacji dopasowanych do konkretnych wymogów biznesu. W praktyce zapewnia:
podgląd listy dokumentów oczekujących na akceptację,
nieograniczony wgląd do historii akceptacji dokumentów,
możliwość odtworzenia każdego etapu przepływu dokumentu.
Pracownik zyskuje możliwość ustawienia powiadomień e-mail. Znajdą się w nich informacje o bieżących zmianach, które są nanoszone w danym dokumencie.
Prawidłowo sporządzona dokumentacja i jej sprawny obieg to podstawa funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Poszczególne pisma czy wnioski wymagają uzupełnienia i akceptacji na różnych szczeblach. Co zmienia cyfryzacja tego procesu?
W tradycyjnym obiegu dokument jest drukowany, uzupełniany, a finalnie trafia fizycznie do kolejnych osób na liście. Niekiedy drogą telefoniczną czy mailową następują dodatkowe ustalenia. Obieg dokumentu automatycznie się wydłuża, a czasami powoduje nawet przestoje w projekcie. Skrajnym przypadkiem jest zagubienie dokumentów.
Elektroniczny Obieg Dokumentów zaprojektowany przez zespół Gardens-Software pozwala na sprawne i efektywne przeniesienie papierowej dokumentacji do wersji elektronicznej. Dzięki temu możesz porządkować, udostępniać oraz archiwizować dokumenty w łatwy i bezpieczny sposób. Decydując się na wdrożenie ERP w firmie w tym zakresie, podniesiesz komfort pracy osób zajmujących się obiegiem dokumentacji, ale także zminimalizujesz ryzyko ewentualnych błędów w jego procesowaniu.
Opowiedz nam o swoich potrzebach biznesowych, a my znajdziemy odpowiednie rozwiązanie i zapewnimy wsparcie na każdym etapie wdrażania systemu zarządzania. Zapraszamy do współpracy!
