Gardens Enterprise Resource Planning (GERP), budowany w oparciu o innowacyjną technologię GAMSmart

GAMSmart to nowa generacja technologii efektywnego wdrażania i rozwoju oprogramowania ERP w przedsiębiorstwach, pozwalającą w szczególności na znaczne zwiększenie stopnia dopasowania systemu ERP do potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorstwa (do 90-100%) oraz znaczącą redukcję pracochłonności po stronie firmy wdrażającej (o ok. 50%), co w efekcie wpływa na obniżenie kosztu wdrożenia systemu i poszerzenie kręgu podmiotów (w szczególności o firmy małe i średnie), które będą mogły pozwolić sobie na wdrożenie systemu i zwiększenie efektywności działania.

Innowacyjność technologii została potwierdzona opinią wystawioną przez prof. Jacka Gulińskiego, Prezesa Zarządu Fundacji Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu, po zaopiniowaniu technologii przez kierownika Data Center Poznańskiego Parku Naukowo Technologicznego.

Opis wprowadzonych innowacji  (pierwsze wdrożenia to 30.06.2021 r.):

Wdrożona innowacja produktowa

W efekcie realizacji projektu GAMSmart spółka Gardens-Software włączyła do oferty rozszerzoną wersję systemu Gardens Enterprise Resource Planning (GardensERP v7), która umożliwia firmom wdrażającym zastosowanie technologii selekcji funkcjonalności z ultra-repozytorium bazy wiedzy.

Dzięki zastosowaniu mechanizmu doboru modelu bazowego (szkieletu funkcjonalności aplikacji) i zbudowanej w ramach projektu GAMSmart bazy wiedzy zawierającej wzorce funkcjonalne, następuje istotne zwiększenie stopnia dopasowania systemu ERP do danego przedsiębiorstwa, w porównaniu do stosowania jednego tylko modelu standardowego aplikacji ERP. W efekcie badań zostało udowodnione, że nie istnieje jeden standardowy zespół funkcji systemu ERP do obsługi wszystkich rodzajów przedsiębiorstw. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności firmy, zmieniają się często nawet elementarne struktury danych, co pociąga zupełnie odmienną logikę procesową systemu.

GardensERP należy do klasy systemów ERP dostarczających wbudowane środowisko rozwoju (IDE). Zastosowanie technologii GAMSmart stanowi krok generacyjny w przyszłość dla tej klasy systemów.

Od lipca 2021 wszystkie nowe projekty wdrożeniowe systemów GardensERP wykorzystują już nową technologię GamSmart do kompletacji przygotowywanych pod wdrożenia repozytoriów funkcjonalności. Od tego też momentu rozpoczął się naturalny proces uzupełniania bazy wiedzy (uczenia się) o nowe rozwiązania, które będą wykorzystywane do dalszych implementacji.

Stopień dopasowania systemu GERP z zastosowaniem modelu bazowego w obecnych procentach mieści się w zakresie 90% – 100% docelowej oczekiwanej funkcjonalności w ramach pierwotnie przyjętego czasu i kosztu projektu, bez konieczności reorganizacji procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie.

Wdrożona innowacja procesowa

Dzięki rezultatom prac B+R projektu, nastąpiło ogólne zmniejszenie czasochłonności procesów wdrożenia, ze względu na ustrukturalizowaną analizę przedwdrożeniową i zastosowanie rozwiązań dostarczanych przez bazę wiedzy. Okazało się także, że umożliwia to wdrożenia systemu GERP w ramach określonego budżetu w dużo większych przedsiębiorstwach. Tego rodzaju wdrożenia wcześniej ze względu na rozmiar wymaganej funkcjonalności, były nie możliwe do oszacowania .

Osiągnięte korzyści  z punktu widzenia odbiorców:

• wyeliminowanie nadmiaru pustej funkcjonalności parametryzowanej, obecnej w systemie, jednak nie wykorzystywanej przez przedsiębiorstwo, a powodującego zwiększenie nakładu prac w przypadku konieczności dowolnej zmiany,
• ograniczenie do minimum usług wdrożeniowych, związanych z projektowaniem nowych, dedykowanych funkcjonalności lub nawet całych systemów dla podmiotów o niestandardowej strukturze np. łączącej produkcję procesową i projektową w obrębie jednej organizacji,
• ograniczenie kosztu i czasu wdrożeń generowanych zakresem koniecznej personalizacji i customizacji wersji standardowej oprogramowania do potrzeb danego podmiotu; dzięki temu wdrożenia będą miały określony, nieprzekraczalny czas i budżet, co pozwoli przedsiębiorstwom lepiej i efektywniej zarządzać tego typu inwestycjami; znacząco ograniczony zostanie czas (szacowana redukcja na poziomie 50%) wdrażania ERP w firmach o skomplikowanej strukturze organizacyjnej; możliwe będzie jasne sprecyzowanie zakresu wdrożenia i tym samym zminimalizowanie ryzyka przekroczenia założonego pierwotnie budżetu wdrożenia systemu ERP w danej firmie.

Zwinność i elastyczność systemu umożliwią szybką i tańszą rozbudowę systemu o nowe funkcjonalności, wraz z rozwojem przedsiębiorstwa tj. uzupełnienie na bieżąco pojawiających się potrzeb. Taka budowa systemu ERP umożliwia jego modyfikowanie w czasie rzeczywistych zmian procesów firmy, nadąża on za zmianami jakie dzieją się w przeciętnej firmie. Możliwość szybkiej adaptacji systemu do wielu różnych modeli i profili biznesowych umożliwia spójną i kompleksową informatyzację całych grup przedsiębiorstw, a przez to lepsze wykorzystanie efektu synergii i równomierny wzrost konkurencyjności podmiotów wykorzystujących oprogramowanie. Dla producenta oprogramowania oznacza to także niebagatelne korzyści wynikające z możliwości ponownego wykorzystania komponentów oprogramowania. Zmniejszony został czas potrzebny do dalszego rozwoju systemu ERP po jego uruchomieniu z uwagi na:

• brak narzutu funkcjonalności uniwersalnych (niewykorzystanych)  lub parametryzowanych dla innych branż, powoduje to przyspieszenie etapu implementacji zmian ze względu na wystarczającą dla klienta, ilość powiązań między obszarami zintegrowanego systemu ERP,
• dzięki systemowi obsługi testów akceptacyjnych i wydajnościowych przyspieszone zostały procesy modyfikacji oprogramowania ze względu na możliwość ciągłej weryfikacji spójności kluczowych procesów we wszystkich obszarach podczas wprowadzania zmian w jednym z obszarów.

Rys.1  Model wdrożeń systemu ERP z dostarczeniem jednego standardowego modelu funkcjonalności znany na rynku.

Podczas wdrożenia zaawansowanego systemu ERP dostarczającego własne zintegrowane środowisko rozwoju aplikacji, bazuje się na aplikacji zbudowanej z modułów standardowych, które podczas wdrożenia są customizowane, czyli następuje modyfikacja tego oprogramowania za pomocą własnego IDE  zgodnie z wymaganiami procesowymi firmy. W wielu przypadkach mimo zastosowania wbudowanego IDE, służącego do customizacji aplikacji, istnieje naturalna tendencja do rozbudowy i uniwersalizmu warstwy standardowej (co jest sprzeczne z ideą stosowania wbudowanego środowiska rozwoju). Zaczyna ona zawierać mnogość parametryzowanych rozwiązań dla różnych branż i modeli procesowych panujących w rozmaitych przedsiębiorstwach. Diagram powyższy przedstawia ujęcie ilościowe funkcji standardowych takiego systemu w stosunku do funkcji zmienianych lub dobudowanych (lewa strona) i  ujęcie ilościowo-jakościowe pokazujące jeszcze ilość modyfikacji w stosunku do nadbudowy (nowych funkcji systemu).

Rys.2 Wykorzystanie bazy wiedzy GAMSmart do przygotowania modelu bazowej funkcjonalności wg. specyficznych wymagań firmy.

W odróżnieniu do standardowej bazy uniwersalnej, GAMSmart dostarcza bazę wiedzy wielu wariantów rozwiązań funkcjonalnych spośród których zostaną wybrane tylko te konieczne dla budowy rozwiązania specyficznego dla danej firmy. W efekcie badań prowadzonych razem z Wydziałem Inżynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej skonstruowano model ultra-repozytorium przechowujący powiązania procesowe i umożliwiający automatyczny dobór elementów wraz z zachowaniem podstawowych powiązań i zależności.

Rys.3 Dwa przekroje konstrukcji bazy wiedzy GAMSmart. (źródło: „Ontologia opisu procesów, wraz z powiązaniami funkcjonalnymi systemów ERP” WIIZ Politechnika Poznańska 2021.)

Rys.4 Zmniejszenie czasu i kosztów wdrożenia i utrzymania aplikacji dostosowanej do potrzeb procesowych przedsiębiorstwa : efekty wdrożenia metodyki GAMSmart wraz z IDE GardensAM.

Powyższy diagram pokazuje zalety użycia mechanizmu automatycznego doboru zestawu funkcjonalności standardowej:

-  Zmniejszenie czasu potrzebnego na dostosowanie podczas wdrożenia systemu ERP

Wpływ na to mają takie cechy jak:

* dzięki eksperckiej bazie wiedzy partner wdrożeniowy uzyskuje przyspieszenie prac związanych z etapami wdrożenia: audyt procesów firmy, analiza przedwdrożeniowa, koncepcja rozwiązań funkcjonalnych, modyfikacje specyficzne dla klienta, ustawienia i parametryzacja obszarów systemu

* brak narzutu funkcjonalności uniwersalnych lub parametryzowanych dla innych branż powoduje przyspieszenie etapów wdrożenia systemu ERP: modyfikacje specyficzne dla klienta, ustawienia i parametryzacja obszarów systemu

* dzięki systemowi obsługi testów akceptacyjnych i wydajnościowych przyspieszone zostały procesy personalizacji i modyfikacji specyficznych dla firmy oraz ich testowania

- Zmniejszenie czasu na dalszy rozwój aplikacji po uruchomieniu systemu ERP

Wpływ na to mają takie cechy jak:

* brak narzutu funkcjonalności uniwersalnych lub parametryzowanych dla innych branż powoduje przyspieszenie etapu implementacji zmian ze względu na wystarczającą dla klienta lecz stosunkowo małą ilość powiązań między obszarami zintegrowanego systemu ERP

* dzięki systemowi obsługi testów akceptacyjnych i wydajnościowych przyspieszone zostały procesy modyfikacji oprogramowania ze względu na możliwość ciągłej weryfikacji spójności kluczowych procesów we wszystkich obszarach podczas wprowadzania zmian w jednym z obszarów