Dzisiaj wiele firm produkcyjnych staje przed zaskakującym wyzwaniem. Rosną, zdobywają nowe rynki, rozszerzają swoją działalność zwiększając moce produkcyjne, ale ich systemy informatyczne po prostu nie nadążają ze wsparciem systemowym. Często, mimo wielomilionowych obrotów, wciąż opierają się na zbiorze luźnych programów, a w ich sercu bije Excel – narzędzie, które choć uniwersalne, w pewnym momencie staje się kulą u nogi. Historia, którą dziś opowiemy, to nie wyjątek, a reguła, która pokazuje, że chaos w systemie to realne zagrożenie dla skalowalności i efektywności.

Kiedy Excel staje się kulą u nogi. 

Wyobraź sobie firmę, która produkuje prefabrykaty. Każdy element, taki jak słup, ściana czy separator, musi mieć swoją unikalną recepturę. W tradycyjnym podejściu, opartym na rozproszonych narzędziach, proces ten wyglądał tak, że rysunki z programów CAD były drukowane, a następnie ręcznie przepisywane. W praktyce oznaczało to, że duży, kilkadziesiąt osób dział, zajmował się wyłącznie pisaniem rysunków i tworzeniem na ich podstawie receptur.

Po naszym wdrożeniu, pliki importują się w nocy, tworzą się pozycje kontraktów, rozwijają wszystkie komponenty, a finalnie generuje się długoterminowy plan produkcji. 

To pokazuje, że nawet najlepsze "prowizoryczne" rozwiązania w pewnym momencie osiągają swój limit. Tak było i w tym przypadku, gdzie pliki Excela, choć teoretycznie sprawne, w praktyce na większą skalę po prostu się nie sprawdziły.

Wdrożenie Gardens, czyli jak zredukować pracę 10-krotnie.

Firma, szukając rozwiązania, testowała różne opcje. Oglądali różne systemy dopasowane do branży produkcyjnej. Ale te systemy miały swoje ograniczenia. Jeden z nich choć przeznaczony wyłącznie do produkcji prefabrykacji, po zainstalowaniu, ustawieniu i testowaniu demo przez pół roku nie spełnił pokładanych w nim nadziei.

W końcu wrócili do Gardens-Software. Tym razem podeszli do wdrożenia w sposób niezwykle dokładny i profesjonalny. Przez cały tydzień, podczas warsztatów, testowali system Gardens na własnych danych, co pozwoliło im zweryfikować jego możliwości i dopasowanie do ich procesów.

Kluczowym elementem, który okazał się "game changerem", był konfigurator produktu. Zamiast ręcznego tworzenia receptur dla każdego wariantu, Gardens zbudowało formułę, która automatycznie generowała listy materiałowe (BOM). Pozwoliło to na automatyzację całego procesu przygotowania produkcji.

Co zyskuje Twoja firma, przechodząc z Excela na Gardens?

• Automatyzacja procesów – mniej pracy, więcej efektów.

Dzięki konfiguratorowi, liczba osób w dziale przygotowującym receptury spadła o ponad 50%, pozwalając część roboczogodzin pracowników tego działu przenieść na inne zadania w organizacji. To pokazuje, że inwestycja w automatyzację to nie tylko oszczędność pieniędzy, ale przede wszystkim nieoceniona oszczędność czasu i optymalizacja zasobów ludzkich.

• Skalowalność – system, który rośnie z Tobą.

Wdrożenie Gardens Software pozwoliło firmie na uporządkowanie chaosu i stworzenie jednego, spójnego systemu. Pozwoliło to na rozwój, który wcześniej był niemożliwy z powodu ograniczeń ręcznych procesów.

• Pełna kontrola nad projektem – wiedza w jednym miejscu.

W systemie Gardens ERP, Project Manager ma pełną kontrolę nad każdym elementem projektu. Może sprawdzić, na jakim etapie jest każdy prefabrykat – czy jest już w produkcji, czy jest zagrożony czasowo, czy jest już zamontowany. To wiedza, której nie da się uzyskać, opierając się na rozproszonych plikach Excela.

Wdrożenie systemu takiego jak Gardens ERP to nie tylko zmiana narzędzia, to zmiana sposobu myślenia o zarządzaniu biznesem. To inwestycja w niezależność i automatyzację, która pozwala firmom rosnąć i skalować się, nie bojąc się chaosu, który nieuchronnie pojawia się, gdy skala przerasta możliwości Excela.