Analizy przedwdrożeniowe

Rzetelna analiza procesów biznesowych przedsiębiorstwa jako punkt wyjścia do wdrożenia systemu ERP. Celem wdrożenia systemu ERP jest zwiększenie efektywności działania firmy. Aby tak się stało, konieczne jest przeprowadzenie rzetelnej analizy procesów biznesowych przedsiębiorstwa.

Analiza przedwdrożeniowa stanowi integralną część samego wdrożenia. Pozwala ustalić:

  • jakie są oczekiwania przedsiębiorstwa,
  • które obszary firmy wymagają szczególnego wsparcia,
  • cele biznesowe do osiągnięcia oraz mierniki ich realizacji.

Podstawową wartością analizy są rzetelne informacje, które pozwalają szybko i bezproblemowo określić, w jakich miejscach można zastosować standardowe rozwiązania, a w których konieczny będzie wybór specjalnie dobranych narzędzi.

Dobrze przeprowadzona analiza pozwala na:

  • optymalizację procesów biznesowych
  • wyznaczenie metod realizacji strategii firmy
  • zaplanowanie optymalnego wykorzystania możliwości systemu
  • uzyskanie satysfakcji użytkowników z pracy z systemem
  • terminowe ukończenie prac wdrożeniowych
  • utrzymanie kosztów wdrożenia na planowanym poziomie
  • zminimalizowanie utrudnień w funkcjonowaniu firmy w trakcie wdrożenia

W ramach analizy wykonywane są następujące zadania:

  1. Etap ustalenia stanu początkowego
  2. Analiza procesów biznesowych i ich wymagań
  3. Określenie zakresu modyfikacji
  4. Wstępna koncepcja rozwiązań
  5. Określenie czasochłonności poszczególnych koncepcji i etapów wdrożenia
  6. Ustalenie zagrożeń i określenie ich wpływu na wdrożenie
  7. Określenie wymagań związanych z wdrożeniem aplikacji
  8. Ustalenie zakresu integracji aplikacji z innymi systemami
  9. Zdefiniowanie zakresu odpowiedzialności uczestników wdrożenia na każdym z etapów
  10. Zidentyfikowanie projektów powiązanych i ich priorytetów
  11. Etap określenia celu
  12. Zdefiniowanie celu wdrożenia
  13. Określenie zakresu wdrożenia
  14. Ustalenie etapów wdrożenia
  15. Ustalenie organizacji wdrożenia
  16. Określenie mierników realizacji projektu
  17. Ustalenie harmonogramu wdrożenia
  18. Określenie budżetu wdrożeniowego

Elementy analizy przedwdrożeniowej:

  1. Bezpośrednim wynikiem analizy są dokumenty:
  • Analiza wymagań funkcjonalnych FRD – Functional Requirement Document.

Standard dokumentacji analizy wymagań. Zazwyczaj tworzony w formacie .doc. Zawiera uporządkowane procesami wymagania klienta i propozycje ich realizacji (rozwiązania). Dokument używany jest do opisu procesów biznesowych

  •  Analiza GAP/FIT – Standard dokumentacji analizy wymagań. Zazwyczaj tworzony w arkuszu Excela. Zawiera wymagania i ich rozwiązania określone w dokumencie FRD wraz z oszacowaniem czasochłonności prac. Ten format jest wygodny do ustalania zakresu i budżetu wdrożenia.

2. Pośrednim wynikiem analizy są dokumenty:

  • Harmonogram wdrożenia,
  • Budżet wdrożenia.

A co gdy zabraknie analizy przedwdrożeniowej?

  • system nie będzie stanowił efektywnego wsparcia w zarządzaniu,
  • istnieje duże ryzyko przekroczenia planowanego czasu lub budżetu,
  •  zakres prac może okazać się niewłaściwie zdefiniowany i system nie spełni oczekiwań,
  •  konieczność wprowadzania dużej ilości poprawek (czas i koszty),
  •  wdrożenie może okazać się nieadekwatne do potrzeb firmy

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala uniknąć rozczarowania związanego z sytuacją, gdy po ukończeniu żmudnych i kosztownych prac narzędzie nie spełnia swojej roli.

Tags: analiza, analiza przedwdrozeniowa